Assistant.e de direction F/H

Overview

Assistant.e de direction F/H Jobs in Villeurbanne, Auvergne-Rhône-Alpes, France at INSA Lyon – Institut National des Sciences Appliquées de Lyon

Title: Assistant.e de direction F/H

Company: INSA Lyon – Institut National des Sciences Appliquées de Lyon

Location: Villeurbanne, Auvergne-Rhône-Alpes, France

À propos de nous

Rejoindre l’INSA Lyon, c’est faire partie d’une communauté où la passion, les idées et l’innovation se côtoient au quotidien. C’est entrer dans l’une des premières écoles publiques d’ingénieur nationale et être au cœur de 22 laboratoires de recherche. Mais avant tout, c’est mettre son talent et ses compétences au service d’une réussite collective.

L’INSA c’est aussi 658 personnels administratifs et techniques et 720 enseignants chercheurs au service de 6022 étudiants.

Mission

La Direction générale des services adjointe (DGSA) recrute son ou sa prochaine Assistante de direction (F/H) !

Au sein d’une équipe de trois personnes, vous assurez l’accueil, la gestion administrative, la logistique et l’organisation du secrétariat partagé, tout en garantissant la continuité du service auprès des deux DGS adjoints.

• Type de contrat : CDD de 12 mois (temps plein, 36h45/semaine)
• Localisation : Campus LyonTech – La Doua (Villeurbanne)
• Prise de poste : 02/11/2026
• Rémunération : de 1 980 € à 2 650 € brut mensuel (modulable selon expérience)
• Poste ouvert : aux fonctionnaires et contractuel·les (catégorie B)

Activités principales

• Vous assurez l’accueil téléphonique et physique, et gérez les boîtes mails génériques et le courrier.
• Vous planifiez les rendez-vous et gérez l’agenda des deux DGSA.
• Vous organisez les réunions : réservation des salles, envoi des invitations et préparation des dossiers.
• Vous rédigez et mettez en page les documents, courriers et notes de service, et mettez à jour la gestion électronique des documents partagés.
• Vous gérez les ordres de mission ainsi que les réservations de transport et d’hébergement pour les deux DGSA, en suppléance pour le reste de la DGS.
• Vous assurez le suivi budgétaire, réalisez les bons de commande et préparez les dossiers financiers.

Activités secondaires

• Vous assurez la gestion administrative de certaines procédures sensibles gérées par la Direction générale des Services.
• Vous prenez des notes lors des réunions et rédigez les comptes rendus.
• Vous assurez la continuité du service en cas d’absence et participez à l’organisation logistique du secrétariat.

Ce poste est fait pour vous si :

• Vous aimez jongler entre plusieurs missions administratives sans perdre en rigueur.
• Vous êtes à l’aise avec la gestion d’agendas partagés et les outils bureautiques.
• Vous avez envie d’évoluer au cœur de la direction générale d’un établissement dynamique.

Faites demi-tour si :

• Vous préférez un poste avec une seule mission fixe plutôt que des priorités multiples.
• La confidentialité des dossiers vous semble contraignante au quotidien.
• Vous cherchez un poste sans contact avec de nombreux interlocutrices et interlocuteurs.

Profil

• Bac (ou expérience équivalente) en secrétariat ou gestion administrative
• Adaptabilité
• Communication et bon relationnel
• Organisation et autonomie
• Sens de la confidentialité
• Maîtrise des outils bureautiques

Vous ne correspondez pas parfaitement à tous les critères ? Si votre expérience s’en approche, n’hésitez pas à candidater !

Conditions de travail

Notre environnement de travail concilie vie personnelle et vie professionnelle :

• 25 jours de congés + 19 jours de RTT
• Temps de travail hebdomadaire : 36h45 (possibilité de travailler sur 4,5 jours pour un temps complet)
• Accord de télétravail (à partir de 6 mois de présence)
• Accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus de la Doua
• Accès aux restaurants du campus à tarifs préférentiels
• Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75 %. Nous encourageons également la mobilité douce avec un forfait mobilités durables pour les collaborateurs utilisant vélo ou trottinette
• Établissement labellisé DD&RS – Développement Durable et Responsabilité Sociétale

Pour votre protection sociale, l’adhésion à la mutuelle MGEN est obligatoire (sauf dispense justifiée).

Processus de recrutement

Suite à l’évaluation de votre profil, vous serez convié.e à 1 entretien pour échanger sur votre motivation et votre expérience.

Et maintenant ?

Cette mission vous intéresse ? Postulez dès maintenant en envoyant votre CV et lettre de motivation (1 seul fichier PDF).

Si vous avez des besoins spécifiques pour vous rendre à l’entretien, nous vous invitons à nous le signaler.

Une référente handicap est présente pour répondre à vos questions et vous accompagner dans vos démarches. En fonction de vos besoins, le poste peut être aménagé.

Référence de l’offre : voeuiotbr6