Overview
Senior Ceo’s Executive Assistant – Scale UP Jobs in Rome, Italy at WeHunt
Siamo alla ricerca di un/una Executive Assistant con conoscenza fluente della lingua inglese, altamente organizzato/a, proattivo/a, discreto/a e con eccellenti doti comunicative per supportare il CEO di una scale up con sede a Milano comodamente raggiungibile con i mezzi.
Si offre contratto a tempo indeterminato con budget fino a 60K (total package da riparametrare in basse all’esperienza pregressa) + ticket restaurant. Smartworking previsto in casi eccezionali.
La figura selezionata agirà come un partner di fiducia, gestendo un agenda complessa, coordinando viaggi e riunioni e garantendo l’efficienza delle operazioni quotidiane. Avrà inoltre un ruolo attivo nel supportare il CEO nella gestione della relazione interna tra le varie business unit e country.
Il candidato ideale possiede un’eccezionale attenzione ai dettagli, spiccate capacità comunicative e la capacità di anticipare esigenze e priorità in un ambiente frenetico e dinamico.
Responsabilità Principali
Gestione Agenda:
Gestire il calendario della Leadership, programmando riunioni, appuntamenti ed eventi in diversi fusi orari; verificare proattivamente la correttezza dei partecipanti in anticipo e riconsiderare le presenze cinque minuti prima di ogni incontro per garantire il rispetto dei tempi previsti.
Gestione Richieste:
Partecipare alla finestra temporale quotidiana dedicata all’agenda per raccogliere tutte le informazioni necessarie alla pianificazione delle riunioni.
Valutazione Priorità :
Valutare urgenze e priorità e, in via eccezionale, inserire nuove voci nell’agenda quotidiana secondo necessità .
Punto di Contatto:
Fungere da referente principale tra l’Executive e gli stakeholder interni ed esterni.
Corrispondenza:
Gestire comunicazioni, email e chiamate con discrezione, professionalità e massima riservatezza.
Supporto Operativo:
Organizzare e preparare materiali per riunioni, presentazioni e report.
Logistica Viaggi:
Coordinare trasferte nazionali e internazionali, inclusi itinerari, alloggi e logistica.
Amministrazione:
Gestire note spese, fatture e monitoraggio del budget relativo alle attività della Leadership.
Project Management:
Supportare la preparazione e il follow-up di progetti chiave, assicurando il rispetto di scadenze e priorità .
Integrità :
Trattare le informazioni riservate con il massimo livello di integrità e sensibilità .
Attività Ad Hoc:
Assistere in compiti amministrativi e personali secondo necessità .
Qualifiche e Competenze
Esperienza:
Comprovata esperienza (oltre 5 anni) come Executive Assistant, Personal Assistant o ruoli simili a supporto di figure senior. La provenienza o l’aver lavorato in un contesto di start up, scale up o in organizzazioni che hanno subito una rapida crescita rappresenterà un plus in fase di selezioni.
Organizzazione:
Eccellenti doti organizzative e di gestione del tempo, con capacità di multitasking e prioritizzazione efficace.
Comunicazione:
Ottime capacità di comunicazione scritta e verbale in italiano ed inglese.
Competenze Tecniche:
Padronanza della suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) e degli strumenti di collaborazione (Teams, Slack, Zoom, Google Meet).
Attitudine:
Elevato livello di discrezione, professionalità e affidabilità .
Problem Solving:
Atteggiamento proattivo e capacità di lavorare in autonomia.
Flessibilità :
Adattabilità ai cambiamenti di priorità .
Title: Senior Ceo’s Executive Assistant – Scale UP
Company: WeHunt
Location: Rome, Italy
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