Overview
Asistente Administrativo Jobs in San Pedro, San Jose, Costa Rica at INTECO – Instituto de Normas Técnicas de Costa Rica
Title: Asistente Administrativo
Company: INTECO – Instituto de Normas Técnicas de Costa Rica
Location: San Pedro, San Jose, Costa Rica
Quiénes somos
En INTECO impulsamos la calidad y el desarrollo sostenible de Costa Rica a través de la normalización técnica. Somos una organización líder que evoluciona junto con los retos del entorno, promoviendo una cultura basada en la excelencia, la eficiencia y el compromiso con nuestros clientes y la sociedad. Si busca formar parte de un equipo que transforma el país desde los estándares, ¡aquí es!
Objetivo principal: Asegurar la gestión eficiente de las actividades previas y post prestación del servicio.
Perfil:
- Estudiante universitario de administración de empresas, ingeniería industrial, gestión de operaciones, administración de oficinas
- Experiencia mínima de 2 años en puestos administrativos-operativos similares.
- Experiencia comprobable en control documental, gestión de expedientes y seguimiento de procesos.
- Manejo intermedio/avanzado de Microsoft Office.
- Experiencia utilizando herramientas digitales como CRM, ERP, BPM o sistemas de seguimiento.
- Inglés intermedio – avanzado
Deseable:
- Conocimiento básico de ISO 9001, gestión de calidad, control de documentos y registros.
- Experiencia en organizaciones de servicios técnicos: certificación, inspección, ensayos, auditorías, educación continua o consultoría.
- Experiencia coordinando logística de auditorías, cursos, evaluaciones, servicios técnicos o procesos con clientes externos.
Competencias clave:
- Planificación y organización
- Orientación al detalle
- Orden y calidad
- Comunicación oral y escrita
Funciones:
- Cuando aplique, asignar la elaboración de planes de auditoría, así como la distribución de actividades a los auditores.
- Asegurar la correcta entrega de información con personal subcontratado (transferencia, información, contratos, logística)
- Enviar los planes de auditoría a los clientes y atender consultas y modificaciones
- Asegurarse del cumplimiento de los tiempos para la ejecución correcta del proceso, asegurándose de la conformidad en las diferentes etapas de la planificación.
- Gestión de las solicitudes de pago a proveedores
- Responder oportunamente cualquier consulta (logística) por parte de los clientes, con el fin de brindarles una adecuada respuesta.
- Atender los requerimientos del cliente a través de los diferentes medios de comunicación disponibles, como correo electrónico, fax, atención presencial o vía físico.
- Dar seguimiento y cualquier soporte necesario a la aplicación de la logística planificada durante la prestación del servicio de evaluación y capacitación según le sea asignado.
- Seguimiento a mantenimiento de expedientes y de documentación.
- Asegurar el suministro de la información para la facturación.
- Apoyar en tareas específicas que requieran ser delegadas
- Coordinar la logística relacionada a toma de muestras y ensayos de laboratorios, en conjunto con los auditores.
- Revisar y proponer mejoras a la documentación del sistema de gestión de INTECO.
- Impresión, alisto y entrega de cartas de decisión, certificados de participación de cursos o evaluaciones de conformidad.
- Generar las solicitudes de compra y contratación
- Tramitar retiros, suspensiones y cierres de expedientes
- Apoyar en tareas específicas que requieran ser delegadas.
- Coordinar la logística relacionada a la recepción de resultados de ensayos de laboratorios y la asignación a la persona responsable de la revisión.
- Seguimiento al proceso de revisión de PACs y apelaciones.
- Seguimiento a la documentación de la finalización de los cursos.
- Seguimiento a mantenimiento de expedientes y de documentación.
- Responder oportunamente cualquier consulta (sobre el estado del proceso) por parte de los clientes, con el fin de brindarles una adecuada respuesta.
- Revisar y proponer mejoras a la documentación del sistema de gestión de INTECO.
