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Asistente Administrativo Jobs in Madrid, Community of Madrid, Spain at HeyClue
Title: Asistente Administrativo
Company: HeyClue
Location: Madrid, Community of Madrid, Spain
DESCRIPTOR DE CARGO – Asistente Administrativo
Cargo Confidencial – Región Metropolitana
- Identificación del Cargo
- Nombre del cargo: Asistente Administrativo
- Área: Administración
- Reporta a: Jefatura Administrativa / Encargado de Gestión
- Ubicación: Zona Sur de la Región Metropolitana
- Propósito del Cargo
Brindar soporte administrativo integral a la gestión de la operación, asegurando orden, control y continuidad en los procesos administrativos, financieros básicos y de coordinación, contribuyendo a una gestión transparente, eficiente y confiable.
- Funciones Principales
Gestión Administrativa General
- Ejecutar labores administrativas diarias, manteniendo orden documental y operacional.
- Administrar archivos físicos y digitales (contratos, documentos legales, reglamentos y respaldos administrativos).
- Apoyar en la elaboración de comunicaciones formales internas y externas.
- Mantener actualizada la documentación asociada a procesos administrativos y operativos.
Apoyo en Gestión Financiera
- Registrar y controlar ingresos y egresos relacionados con la operación.
- Apoyar en la preparación de información para la contabilidad externa.
- Realizar seguimiento de pagos pendientes y gestionar recordatorios de cobranza.
- Coordinar pagos a proveedores según lineamientos de la jefatura.
- Preparar información de respaldo para procesos mensuales de remuneraciones.
Atención y Coordinación de Requerimientos
- Atender consultas, solicitudes y requerimientos de usuarios internos y externos de manera oportuna y cordial.
- Canalizar requerimientos hacia las áreas o responsables correspondientes.
- Apoyar en la gestión de comunicaciones internas y seguimiento de solicitudes.
Coordinación Operativa
- Coordinar servicios de apoyo y proveedores externos.
- Llevar control de contratos, renovaciones y fechas de vencimiento.
- Apoyar en la organización de reuniones, convocatorias y elaboración de actas.
Control y Orden
- Mantener actualizados los registros administrativos y bases de datos.
- Llevar control de documentación clave de la operación.
- Velar por el orden administrativo general y la correcta utilización del sistema de gestión.
Conocimientos
- Manejo básico/intermedio de Excel y herramientas administrativas.
- Nociones de gestión financiera básica (ingresos, egresos y control).
- Deseable manejo de software de gestión administrativa.
