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Administrative Assistant Jobs in San Juan, PR at Bella Group
Descripción General: El Asistente Administrativo tiene la responsabilidad de proactivamente apoyar al equipo de trabajo en variedad de asuntos que incluyen, pero no se limitan a coordinar reuniones, atender y canalizar llamadas telefónicas, manejar archivo de varios documentos, coordinar viajes o visitas y eventos según requerido. Realiza todas las tareas necesarias para atender, deleitar y anticipar las necesidades del cliente interno y es atento a los detalles que hacen la diferencia para transformar experiencias ordinarias en extraordinarias.
Funciones del Puesto:
- Trata a los clientes internos y externos como invitados siempre, ofreciendo un servicio cálido, ágil, anticipando y atendiendo las necesidades.
- Sirve como enlace y facilitador para el cliente interno y externo, manteniendo relaciones de trabajo colaborativas con otros departamentos que le facilitan a deleitar al cliente.
- Coordina actividades con clientes externos, internos, socios de negocio o suplidores, prestando atención a los detalles para deleitarlos.
- Responsable de variedad de tareas administrativas, que incluyen, pero no se limitan a:
o Preparar reportes o informes según le sean solicitados.
o Apoyar en el manejo de la agenda o calendario del líder del área.
o Registrar órdenes de compra y procesa las mismas a tiempo.
o Mantener ordenado y actualizado los archivos (físicos y digitales) bajo su responsabilidad.
o Asegurarse que la correspondencia del área es distribuida de manera correcta.
o Custodia de materiales de oficina y responsable de la distribución de estos.
- Es consciente de los intereses y necesidades de los clientes internos y externos y se anticipa a ellos, deleitando y excediendo sus expectativas. Por ejemplo, pero no se limita a; llamarlo por su nombre, ponerse a la disposición sin que se lo pidan, saludar y hacer contacto visual, mostrarle las facilidades, invitarle a tomar asiento, ofrecerle agua, ofrecer estatus de la gestión para la cual nos visita, entre otros.
- Asume las facilidades como suyas y toma acción para mantener las mismas en óptimas condiciones. Revisa que todas las áreas de trabajo estén en óptimas condiciones y de haber alguna oportunidad, referirla a las personas responsables, dar seguimiento y asegurarse de que sean atendidas de manera inmediata.
- Apoya en recepción según sea requerido.
- Se apodera de toda situación que le presentan, demostrando enfoque en proveer soluciones y servicio extraordinario siempre.
- Es empático con el cliente y sus necesidades; identifica e implementa mejoras que hagan falta para deleitar al cliente, alineado a los procesos de la empresa.
- Conoce los productos y servicios de la organización, los explica con claridad, busca alternativas para el cliente y le presenta a otras personas de la empresa cuando le refiera para asistencia.
- Maneja apropiadamente las expectativas del cliente, demostrando transparencia, comunicación constante y siguiendo los valores (Honestidad e Integridad).
- Conoce y domina los sistemas, bases de datos o plataformas que se utilizan para manejo de la información del cliente, los procesos de servicio.
- Trabaja todas las gestiones administrativas que sean requeridas en su área de trabajo como, por ejemplo: registrar visitas, ordenar documentos, materiales, trabajar con facturas, archivo y digitalización de documentos, tareas relacionadas a los expedientes, llamadas a clientes, entre otros.
- Asiste a todo adiestramiento requerido por la compañía o el fabricante y se mantiene al día en el conocimiento relacionado a su rol, cambios en productos y en la tecnología automotriz según aplique.
- Se asegura de conocer, practicar, respaldar y fomentar las normas y procesos establecidos por la Empresa.
- Cualquier otra tarea o función necesaria para el buen funcionamiento del Departamento y la Empresa.
Requisitos:
- Grado Asociado en Secretarial o Administración de oficinas.
- Al menos dos (2) años de experiencia en roles similares.
- Dominio de sistemas computarizados y de la tecnología.
- Poseer licencia de conducir vigente en P.R.
- Disponibilidad para trabajar horarios extendidos y fines de semana.
- Dominio y fluidez de los idiomas español e inglés.
- Alto nivel de organización, priorizar tareas, atención al detalle y alto sentido de responsabilidad.
- Habilidad para trabajar en equipo para ofrecer un servicio al cliente excepcional.
- Altos estándares de discreción y confidencialidad de información.
Bella Group es un patrono con igualdad de oportunidades en el empleo que busca retener y atraer el mejor talento humano basado en sus cualificaciones, mérito y necesidades del negocio. Bella Group no discrimina por raza, color, edad, religión, sexo, origen nacional, discapacidad física o mental, orientación sexual, identidad de género, estado civil, condición de veterano, creencias políticas, condición social o por ser víctima o percibirse víctima de violencia doméstica, agresión sexual o acecho y/o cualquier otra condición protegida por la Ley.
Benefits:
- 401(k)
- Dental insurance
- Health insurance
- Vision insurance
Education:
- Associate (Preferred)
Experience:
- Administrative: 2 years (Preferred)
Work Location: In person
Title: Administrative Assistant
Company: Bella Group
Location: San Juan, PR
