Administrador de oficina

Overview

Administrador de oficina Jobs in Eden Prairie, USA at Haven Builders

Beneficios:

• 6 festivos pagados
• Seguro médico
• Oportunidad de ascenso
• Tiempo libre remunerado
• Formación y desarrollo

Resumen del puesto:

Como Administrador de Oficina, desempeñarás un papel clave en mantener la eficiencia de nuestro entorno de oficina. Gestionarás una variedad de tareas administrativas, apoyarás a los miembros del equipo, y contribuir a un ambiente laboral positivo y productivo.

Responsabilidades clave:

• Apoyo administrativo:
  Gestionar y coordinar las actividades de la oficina, incluyendo la programación de reuniones, gestión de correspondencia y preparación de informes.
• Gestión de oficina:
  Supervisa el material de oficina y el inventario, y asegura que el equipo esté en buen estado, condiciones de trabajo y mantener un espacio de trabajo limpio y organizado.
• Comunicación:
  Sirve como punto de contacto principal tanto para el interno como el externo, comunicaciones, incluyendo contestar teléfonos, gestionar correos electrónicos y saludar a los visitantes.
• Gestión documental:
  Ayuda en la archivación, introducción de datos y preparación de documentos, asegurando exactitud y confidencialidad.
• Soporte a proveedores:
  Mantener archivos de proveedores y cumplir con las políticas de la empresa y procedimientos.
• Soporte de RRHH:
  Ayuda con la incorporación de nuevos empleados y la coordinación de eventos del personal.
• Resolución de problemas:
  Abordar y resolver problemas administrativos y escalar los asuntos según sea necesario para garantizar operaciones fluidas.

Las funciones detalladas incluyen: ATENCIÓN AL CLIENTE

• Responder llamadas entrantes para aceptar nuevos trabajos, responder preguntas, recibir mensajes y conectar a clientes y proveedores con el miembro del personal adecuado.
• Participar en el proceso de cuentas por cobrar, incluyendo el seguimiento con los clientes en facturas impagadas, preparación de declaraciones de gravamen y documentos judiciales.

GESTIÓN DE PROVEEDORES

• Mantener los archivos de subcontratistas y proveedores para validar el cumplimiento con la empresa requisitos.
• Asistir con la incorporación administrativa de todos los nuevos subcontratistas y Vendedores.
• Gestionar el proceso de entrada de las facturas de los proveedores a través de  para asegurar que estas se están introduciendo y asignando de forma exhaustiva y precisa a la derecha Aprobador.

NUEVOS EMPLEADOS

• Ayuda con la incorporación de nuevos empleados.
• Orientar a los nuevos empleados en la organización con tareas como la creación Accesos designados, estación de trabajo, dirección de correo electrónico, emisión proporcionada por la empresa Equipo y hacer que se sientan bienvenidos.

GESTIÓN DE OFICINAS

• Mantener sistemas organizados de archivo en línea.
• Apoyo con las necesidades de oficina para mantener el funcionamiento fluido de la oficina, incluyendo estas tareas como gestionar las “reglas de la casa”, gestionar limpiadores, solicitudes de mantenimiento, servicios y material de oficina.
• Mantener los rastreadores de vehículos para asegurar que están al día con los registros y el calendario mantenimiento, seguros, conductores, etc.
• Saludar a los visitantes de la oficina.
• Gestionar el correo electrónico y correo de la oficina para asegurar la entrega correcta y la comunicación la acción necesaria y necesaria para el personal adecuado.

OTROS

• Participar en la resolución continua de problemas y en la práctica de la mejora continua del equipo y de la empresa.
• Participar en eventos sociales de Haven Builders, fijar y revisar objetivos, todo el equipo Reuniones y tantas otras oportunidades como sea posible para interactuar con el resto del equipo.
• Completar otros proyectos solicitados por tu supervisor o el equipo directivo.
• Participar en marketing y desarrollo de negocio según surja la necesidad.

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Title: Administrador de oficina

Company: Haven Builders

Location: Eden Prairie, USA

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