Overview
Adjoint administratif Jobs in lévis, Canada at Groupe Perspective
Location: lévis
Sous la supervision du dirigeant d’agence, l’adjoint
· e immobilier aux ventes est principalement responsable du traitement et du suivi des transactions de ventes de la succursale du siège social. Peut être aussi appelé
· e, au besoin, à remplacer et supporter les adjoints immobiliers aux ventes des autres bureaux. Peut aussi être appelé
· e à effectuer diverses tâches générales de bureau, conformément aux méthodes établies et aux besoins évolutifs de l’entreprise.
Principales responsabilités:
TRANSACTIONS :
• Traiter les transactions en cours et vérifier les ventes modifiées du bureau;
• Vérifier et traiter les courriels en lien avec les ventes;
• Valider les informations inscrites sur le rapport de transaction fourni par le courtier;
• Vérifier les rapports de ventes non-produits selon les documents reçus et transmettre un avis aux courtiers lorsqu’il n’a pas produit son rapport de transaction;
• Effectuer la gestion documentaire des fichiers numérisés (épluchage);
• Insérer les documents liés aux ventes dans la GED;
• S’assurer du respect des conditions de vente et des délais de la transaction;
• Effectuer le suivi des ventes conditionnelles et/ou incomplètes;
• Gestion du programme Tranquilli-T;
• Faire la conclusion des ventes : révision finale du dossier, calculs de rétributions aux courtiers et vérification des documents obligatoires;
• Préparer et envoyer par courriel aux notaires les factures et les documents des transactions;
• Effectuer la saisie dans Centris des informations des ventes;
• Enregistrer les informations des notaires et agences immobilières qui ne sont pas dans la base de données;
• Effectuer le traitement complet des transactions des autres succursales lorsque requis;
• Effectuer l’encaissement et le traitement des rétributions et insertion dans le dossier;
• Préparer le dépôt numérique/TFE;
• Effectuer le suivi des ventes non notariées;
• Assurer le suivi de facturation manuelle;
• Activer les dossiers Integri-T et assurer le suivi à la vente;
• Indication Client – Importation des dossiers et paiements des indications aux courtiers;
• Assurer le suivi des documents reçus par courriel et pour lesquels il n’y a pas de rapport de vente du courtier.
ACCUEIL/COMMUNICATION :
• Accueillir les clients et les courtiers à la réception du bureau en l’absence de l’adjoint aux inscriptions.
Conditions de travail:
Poste permanent à temps plein;
Horaire du lundi au vendredi, 8h30 Ã 17h, 37.5 heures / semaine;
Possibilité de travail hybride;
Ambiance chaleureuse, environnement moderne;
Peut nécessiter de travailler occasionnellement le soir ou la fin de semaine.
DEP ou DEC en secrétariat/technique bureautique;
Excellente maîtrise du français oral et écrit;
Maîtrise des logiciels de bureautiques courants (notamment la suite Office);
Bonne connaissance de Microsoft Outlook;
Esprit analytique et logique;
Bonne capacité d’apprentissage;
Orientation client;
Autonomie;
Organisation / Rigueur;
Gestion du temps et des priorités;
Résistance au stress.
Personne ressource:
Eliane Trudel
Directrice associée
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Title: Adjoint administratif
Company: Groupe Perspective
Location: lévis, Canada
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