Overview
Addetto/a Segreteria di Presidenza e Direzione Jobs in Trento, Trentino-Alto Adige, Italy at Gruppo Cassa Centrale
Title: Addetto/a Segreteria di Presidenza e Direzione
Company: Gruppo Cassa Centrale
Location: Trento, Trentino-Alto Adige, Italy
Cassa Centrale Banca ricerca una figura per potenziare l’Ufficio Segreteria di Presidenza e Direzione.
La figura supporterà le attività di segreteria e coordinamento a servizio della Presidenza e dell’Alta Direzione, contribuendo alla gestione delle comunicazioni, delle agende e delle attività organizzative connesse.
Principali attività
- Gestione e pianificazione scrupolosa degli appuntamenti in agenda della Presidenza e della Direzione, garantendo che tutti gli impegni siano coordinati con la massima efficienza e puntualità. Questo include la preparazione anticipata di tutti i materiali necessari, la comunicazione tempestiva con tutte le parti coinvolte e la gestione proattiva di eventuali conflitti di orario.
- Preparazione e revisione attenta di documenti e corrispondenza ufficiale che deve essere sottoposta alla firma della Presidenza e della Direzione, assicurando che tutto il materiale sia accurato e pronto per la firma. Questo include la verifica della correttezza e della completezza delle informazioni, la gestione delle scadenze e la comunicazione con le parti interessate per garantire che tutti i documenti siano pronti in tempo.
- Svolgimento delle attività di redazione, revisione e predisposizione di testi e documenti di diversa tipologia, assicurandone la corretta protocollazione, archiviazione e conservazione secondo le procedure interne.
- Fornire supporto operativo e organizzativo agli Uffici/Servizi interni che necessitano di interfacciarsi con la Presidenza o la Direzione, facilitando il corretto flusso comunicativo e garantendo il coordinamento delle attività connesse.
- Organizzare e gestire di trasferte di lavoro per Presidenza, Direzione, Consiglio di amministrazione e Collegio sindacale, pianificando e coordinando i viaggi, inclusa la prenotazione di voli, alloggi e trasporti, assicurando che tutte le esigenze logistiche siano soddisfatte con precisione e attenzione ai dettagli. Questo comporta la preparazione di itinerari dettagliati e la risoluzione tempestiva di eventuali imprevisti.
- Coordinamento e gestione di riunioni e meeting che coinvolgono la Presidenza, la Direzione, il Consiglio di amministrazione e Collegio sindacale curando l’accoglienza degli ospiti. Questo include la prenotazione delle sale riunioni e la gestione delle attrezzature necessarie, la preparazione anticipata di tutti i materiali necessari, la gestione delle comunicazioni con i partecipanti e la risoluzione tempestiva di eventuali problemi tecnici o logistici.
Competenze e caratteristiche richieste:
- disponibilità e flessibilità oraria: la Segreteria opera nella fascia compresa tra le 7:45 e le 19:00; è pertanto richiesta disponibilità a svolgere turni che garantiscano la presenza in sede, anche oltre il normale orario d’ufficio, inoltre è richiesta la disponibilità a trasferte saltuarie fuori sede;
- riservatezza e discrezione nella gestione di informazioni sensibili e di contesti istituzionali;
- buona dimestichezza nell’utilizzo del Pacchetto Office, in particolare Excel, Word e Outlook;
- mentalità proattiva e orientata alla soluzione, in grado di anticipare le esigenze e gestire le situazioni in modo efficiente e positivo;
- elevata affidabilità, flessibilità e capacità di gestione dello stress, anche in contesti caratterizzati da elevata operatività;
- spiccate capacità organizzative, con attitudine alla gestione contemporanea di più attività, alla definizione delle priorità e al rispetto delle scadenze;
- ottime capacità comunicative, sia scritte sia verbali, e predisposizione alla gestione di relazioni interfunzionali;
- capacità di operare in autonomia, mantenendo al contempo una piena integrazione nel lavoro di squadra. Apprezzata conoscenza della lingua inglese e/o tedesca.
Sede di lavoro: Trento
La suddetta ricerca è aperta a candidature di qualsiasi orientamento o espressione di genere, orientamento sessuale, età, etnia e credo religioso, in ottemperanza e nel rispetto del d.lgs. 198/2006. Per i valori a cui ci ispiriamo, prestiamo particolare attenzione alla diversità, all’inclusività e alla tutela dell’equilibrio fra vita privata e vita professionale.
